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Benefícios da gestão eletrônica de documentos

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GED – Gestão Eletrônica de Documentos

Ao armazenar virtualmente seus documentos, a rotina profissional ganha agilidade e fica muito mais simples. As vantagens são várias, no entanto, não basta armazenar seus arquivos na nuvem. É preciso convertê-los em arquivos de formatos diversos, como pdf, jpg, xls, doc e gerenciá-los com sabedoria para melhor uso do espaço virtual. Pode parecer um pouco complexo, mas esse processo valerá a pena, pois os benefícios são diversos! Confira alguns e aposte na gestão eletrônica dos seus documentos:

Redução de custos

Reduzir custos é o sonho de qualquer empresa, não é mesmo? Pois saiba que, ao investir na gestão eletrônica de documentos é possível reduzir custos, cortando gastos com impressão, já que os arquivos ficam armazenados na nuvem a custo zero e só serão impressos sob demanda e em quantidade reduzida. O ganho ambiental também é significativo com a substituição dos documentos impressos pelos digitais. O planeta agradece.

Aumento da produtividade

A produtividade também aumenta a partir do momento em que não é mais necessário ficar procurando um arquivo importante. Tenha em mente que, ao gerenciar todos os documentos de forma eletrônica, eles estarão organizados e ao alcance de um clique. É possível, ainda, converter imagens em texto, o que facilita a busca no conteúdo do documento utilizando até mesmo palavras-chave.

Economia de espaço

Com a gestão eletrônica você poderá esquecer aquele arquivo empoeirado, cheio de pastas com pilhas de documentos amontoadas na sala que poderia ser utilizada para outros fins. Organizar seus documentos no meio virtual é muito mais fácil e você pode utilizar um sistema de pastas e subarquivos. Mais prático, impossível!

Acessibilidade

Apostar na gestão eletrônica de documentos é garantir que seus arquivos poderão ser acessados pela Internet, de qualquer lugar do mundo em que você estiver. Nunca mais passe aperto de precisar de um arquivo importante e se lembrar que deixou o papel no escritório. Gerenciar documentos eletronicamente torna tudo mais simples.

Segurança da informação

Documentos impressos podem oferecer riscos, caso sejam acessados pela pessoa errada. Ao apostar na gestão eletrônica você mantém a segurança da informação, já que só pessoas autorizadas têm acesso aos arquivos. Além disso, é possível fazer backups para manter cópias de segurança para que você nunca perca um documento.

Possibilidade de compartilhamento

Outro grande benefício da gestão eletrônica de documentos é a possibilidade de acesso ilimitado de usuários aos itens. Assim, é possível compartilhar arquivos com a equipe, com clientes e qualquer outra parte interessada com muita facilidade. Essa é também uma excelente forma de permitir que a equipe consiga acompanhar todas as etapas de um processo de forma simples, mesmo que não estejam em um mesmo ambiente físico.

 

A gestão eletrônica de documentos é uma forma de aumentar a agilidade e facilitar a vida de todos na empresa. Como sua empresa faz a gestão dos documentos? Vocês já utilizam ferramentas que permitam o gerenciamento eletrônico deles? Conte para a gente nos comentários.

 

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